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Der Pendlerrechner des BMF ist verpflichtend zu verwenden. Sowohl für die Ermittlung der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte als auch für die Frage hinsichtlich der Zumutbarkeit der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel ist der im Internet zur Verfügung gestellte Pendlerrechner des BMF für Verhältnisse innerhalb von Österreich anzuwenden. Das Ergebnis dient als Nachweis für die Berücksichtigung des Pendlerpauschales/Pendlereuros und ist als Ausdruck zum Lohnkonto zu geben. Es stellt aber weder eine Fahrtempfehlung noch einen Routenplan dar. Ist die Verwendung des Pendlerrechners nicht möglich, z.B. weil der Arbeitnehmer im Ausland wohnt, dann ist das Formular L 33 in gleicher Weise zu verwenden.

Für den Anspruch auf das kleine oder große Pendlerpauschale wird vorrangig auf die Zumutbarkeit der Benützung von Massenbeförderungsmittel abgestellt. Die Kriterien gemäß Pendlerverordnung werden vom Pendlerrechner berücksichtigt. Die Benützung eines Massenverkehrsmittels ist dann unzumutbar, wenn zumindest für eine halbe Wegstrecke ein solches überhaupt nicht oder nicht zur erforderlichen Zeit (z.B. Nachtarbeit) verkehrt. Weiters steht bei Unzumutbarkeit wegen Behinderung (z.B. Eintragung im Behindertenpass wegen dauernder Gesundheitsschädigung, Blindheit bzw dauerhafte Mobilitätseinschränkung) oder langer Anfahrtszeit (von mehr als 120 Minuten) das große Pendlerpauschale zu. Weiters gilt, dass bei unterschiedlich langer Fahrtzeit für die Hin- und Rückfahrt die längere Zeitdauer heranzuziehen ist.

Grundsätzlich gilt die Pendlerverordnung ab der Veranlagung des Jahres 2014 bzw ab dem 1.1.2014, wenn das Pendlerpauschale/der Pendlereuro vom Arbeitgeber berücksichtigt werden. Dafür muss jeder Arbeitnehmer bis spätestens 30.9.2014 das Formular L 34 EDV beim Arbeitgeber abgeben, ansonsten darf der Arbeitgeber nach dem 1.10.2014 kein Pendlerpauschale/keinen Pendlereuro mehr berücksichtigen. Der Arbeitgeber ist nicht zu einer verschlechternden Aufrollung verpflichtet, er kann das neue Pendlerpauschale/den Pendlereuro erst ab dem der Abgabe des Formulars folgenden Lohnzahlungszeitraum berücksichtigen (z.B. ab Oktober 2014).

Sollte sich herausstellen, dass unrichtige Angaben des Arbeitnehmers zu einem falschen Ergebnis des Pendlerrechners geführt haben, wird der Arbeitnehmer im Rahmen einer Pflichtveranlagung unmittelbar als Steuerschuldner in Anspruch genommen. Es besteht eine grundsätzliche Eigenverantwortung des Arbeitnehmers. Bei offensichtlichen Unrichtigkeiten tritt auch die Haftung des Arbeitgebers ein, z.B. in folgenden Fällen:

•  die Abfrage des Pendlerrechners ist für einen Sonntag, obwohl nur Montag bis Freitag gearbeitet wird

•  die verwendete Wohnadresse entspricht nicht den beim Arbeitgeber gespeicherten Stammdaten des Arbeitnehmers

•  die verwendete Arbeitsadresse entspricht nicht den tatsächlichen Verhältnissen

•  das Pendlerpauschale wird für Strecken berücksichtigt, auf denen ein Werkverkehr eingerichtet ist

•  dem Arbeitnehmer wird ein Firmenfahrzeug zur Verfügung gestellt

•  für Zeiträume ab dem 1.10.2014 liegt kein Formular L 34 EDV oder L 33 vor und dennoch wird ein Pendlerpauschale berücksichtigt