1. Ab wann gelten die neuen Regelungen
Der abgabenrechtliche Teil des Homeoffice-Pakets ist bereits im Februar 2021 im Nationalrat beschlossen worden und tritt rückwirkend mit 1.1.2021 in Kraft, der arbeits- und unfallversicherungsrechtliche Teil mit 1.4.2021.
2. Homeoffice basiert weiterhin auf Freiwilligkeit
Die Möglichkeit von Zuhause aus zu arbeiten, beruht weiterhin auf Freiwilligkeit. Weder kann der Arbeitgeber/die Arbeitgeberin einseitig Homeoffice anordnen, noch hat der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin einen Rechtsanspruch auf Homeoffice.
Grundlage für den Arbeitsplatz Zuhause ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber/Arbeitgeberin und Arbeitnehmer/Arbeitnehmerin. Diese Vereinbarung kann aus wichtigem Grund – z.B. bei wesentlicher Veränderung der Wohnsituation des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin oder der betrieblichen Erfordernisse – unter Einhaltung einer einmonatigen Frist beiderseits widerrufen werden.
3. Homeoffice-Pauschale: Bis zu EUR 3,00 pro Homeoffice-Tag
Ist Homeoffice vereinbart, kann der Arbeitgeber/die Arbeitgeberin dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin in den Jahren 2021 bis 2023 bis zu EUR 3,00 pro Homeoffice-Tag – maximal jedoch EUR 300,00 pro Kalenderjahr – als nicht steuerbare und abgabenfreie Homeoffice-Pauschale zahlen. Die Homeoffice-Pauschale kann auch die Abgeltung für nicht zur Verfügung gestellte, aber erforderliche digitale Arbeitsmittel umfassen.
Die nicht steuerbare und abgabenfreie Auszahlung der Homeoffice-Pauschale muss nicht zwangsläufig mit der Anzahl der im Kalendermonat tatsächlich geleisteten Homeoffice-Tage korrelieren. Es kann auch ein fixer Monatsbetrag ausbezahlt werden.
Wird die Pauschale nicht ausgeschöpft, kann der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin die Differenz auf den Betrag von EUR 300,00 im Kalenderjahr als Werbungskosten ohne Anrechnung auf die Werbungskostenpauschale in den Arbeitnehmerveranlagungen 2021 bis 2023 geltend machen.
Der Arbeitgeber/die Arbeitgeberin ist verpflichtet, die Homeoffice-Tage am Lohnkonto und Jahreslohnzettel (L16) auszuweisen, unabhängig davon, ob eine Homeoffice-Pauschale ausbezahlt wird oder nicht. Wenn Homeoffice vereinbart wurde, muss daher auch geklärt werden, wie diese Homeoffice-Tage aufgezeichnet und die bereits zu Beginn des Jahres geleisteten Tage dokumentiert werden können.
4. Kein Homeoffice im Kaffeehaus möglich
Arbeit im Homeoffice liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin Arbeitsleistungen in der Wohnung erbringt. Der Begriff "Wohnung" umfasst auch eine Wohnung an einem Nebenwohnsitz oder die Wohnung eines nahen Angehörigen oder Lebensgefährten.
Zu beachten ist, dass Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin teilweise auf Dienstreise ist oder in das Büro des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin fährt, nicht als Homeoffice-Tage gelten. Zudem gilt: Wird die Arbeit in Kaffeehäusern, Bibliotheken, Hotelzimmern oder im öffentlichen Raum, wie Parks erbracht, liegt abgabenrechtlich kein Homeoffice-Tag vor.
5. Werbungskosten für ergonomisch geeignetes Mobiliar
Bislang waren Ausgaben für Einrichtungsgegenstände nur dann abzugsfähig, wenn ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vorlag. Mit der Neuregelung kann – auch ohne Vorliegen eines anerkannten Arbeitszimmers – ergonomisch geeignetes Mobiliar am Homeoffice-Arbeitsplatz mit bis zu EUR 300,00 pro Jahr als Werbungskosten geltend gemacht werden. Voraussetzung hierfür sind mindestens 26 geleistete Homeoffice-Tage im Kalenderjahr.
In der Veranlagung 2020 können bereits bis zu EUR 150,00 an Werbungskosten für ergonomisch geeignetes Mobiliar angesetzt werden. Gemeinsam können für die Jahre 2020 und 2021 maximal EUR 300,00 geltend gemacht werden. Sollte der Einkommensteuerbescheid 2020 schon vorliegen, ist auch eine nachträgliche Berücksichtigung möglich.
6. Digitale Arbeitsmittel müssen zur Verfügung gestellt werden
Das Homeoffice-Gesetz stellt klar, dass Arbeitgeber/Arbeitgeberin den Arbeitnehmern/den Arbeitnehmerinnen grundsätzlich die für das regelmäßige Arbeiten im Homeoffice erforderlichen digitalen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen müssen. Darunter sind sowohl IT-Hardware als auch die benötigte Datenverbindung zu verstehen.
Diese vom Arbeitgeber/von der Arbeitgeberin zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel (z.B. Computer, Bildschirm, Tastatur, Drucker, Handy sowie die dafür erforderliche Datenanbindung) stellen keinen steuerpflichtigen Sachbezug für den Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin dar. Dies gilt auch dann, wenn die überlassenen Arbeitsmittel vom Arbeitnehmer/von der Arbeitnehmerin teilweise auch für private Zwecke verwendet werden.
Einzelvertraglich oder im Rahmen einer Betriebsvereinbarung kann zudem auch die Verwendung von mitarbeitereigenen digitalen Arbeitsmitteln vereinbart werden. In diesem Fall hat der Arbeitgeber/die Arbeitgeberin jedoch die erforderlichen Kosten dafür zu tragen bzw. eine angemessene Pauschalabgeltung zu leisten, wobei zu beachten ist, dass derartige Zahlungen nur bis zum Höchstbetrag von EUR 300,00 pro Jahr (Homeoffice-Pauschale) abgabenfrei sind.
7. Arbeitszeit und Arbeitsruhe sind einzuhalten
Sämtliche allgemeinen Bestimmungen betreffend Arbeitszeit und Arbeitsruhe sowie individuelle vertragliche Arbeitszeit-Vereinbarungen sind auch bei der Arbeit im Homeoffice anzuwenden. So gilt schon jetzt eine Beschäftigung des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin "in seiner eigenen Wohnung" als Arbeitszeit.
Wie auch bisher, sind Arbeitszeitaufzeichnungen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes zu führen.
8. Arbeitnehmer-/Arbeitnehmerinnenschutz
Die derzeitigen, für Homeoffice relevanten Regelungen des Arbeitnehmerschutzgesetzes (ASchG) und des Arbeitsinspektionsgesetzes (ArbIG) bleiben weiterhin anwendbar. Arbeitsstättenbezogene Arbeitsschutzvorschriften gelten hingegen nicht für Arbeiten im Privathaushalt.
Arbeitgeber/Arbeitgeberinnen sind angehalten, die Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerinnen vor Beginn der Ausübung von Homeoffice zu den Erfordernissen der Arbeitsplatzgestaltung zu unterweisen. Es trifft sie jedoch nur dann für die Ausstattung des Homeoffice eine Verantwortung nach dem ASchG, wenn sie dazu beispielsweise Büromöbel oder technische Arbeitsgeräte bereitgestellt haben.
Weiters wird im ArbIG ausdrücklich festgehalten, dass das Arbeitsinspektorat private Wohnungen von Arbeitnehmern/Arbeitnehmerinnen im Homeoffice nur mit deren Zustimmung betreten darf. Ein absolutes Betretungsverbot – wie noch im Homeoffice-Maßnahmenpaket 2021 geplant – wird somit nicht verwirklicht. Ergänzend soll eine Musterevaluierung von Homeoffice-Arbeitsplätzen erarbeitet werden.
9. Keine direkte Haftung von Haushaltsangehörigen
Die Bestimmungen des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes (DHG) sind auch im Homeoffice anzuwenden. Schäden an Arbeitsmitteln des Arbeitsgebers/der Arbeitgeberin wie zum Beispiel IT-Hardware, die durch Haushaltsangehörige im Homeoffice zugefügt wurden, werden dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin als "Schadensverursacher" zugerechnet.
10. Unfallversicherung aus COVID-Regelung wird weitergeführt
Unfälle im Homeoffice gelten auch weiterhin als Arbeitsunfälle. Außerhalb der eigenen vier Wände, des Nebenwohnsitzes oder der Wohnung eines nahen Angehörigen oder Lebensgefährten, gilt diese Unfallversicherung daher grundsätzlich nicht. Die Unfallversicherung greift allerdings auch dann, wenn Kinder vom Homeoffice in die Schule bzw. den Kindergarten gebracht werden.
